كيفية إرسال دعوات الاجتماع في Outlook 2016

تعد دعوات اجتماع Outlook طريقة رائعة للتأكد من معرفة الجميع بموعد ومكان الاجتماع ، ولإجابة RSVP عليها. إذا كنت تستخدم Outlook ، فسيؤدي قبول دعوة اجتماع إلى تمكين التذكيرات التي ستخبرك بموعد البدء. إذا كنت الشخص الذي يرسل الدعوات ، فسيسمح لك Outlook بمعرفة عدد الأشخاص الذين قبلوا الدعوة وإعادة إرسالها إذا لزم الأمر. إذا لم تكن قد أرسلت دعوة اجتماع في Outlook مطلقًا ، فقد تعتقد أنها عملية معقدة ولكنها مختلفة قليلاً عن إرسال بريد إلكتروني.

دعوات الاجتماع في Outlook

افتح Outlook وانقر فوق القائمة المنسدلة عناصر جديدة في علامة التبويب الصفحة الرئيسية. من القائمة ، حدد اجتماع.

ستفتح نافذة جديدة وستشبه في الغالب نافذة الرسالة الجديدة مع بعض الاختلافات. هذا هو المكان الذي ستقوم فيه بإنشاء الاجتماع وإرسال دعوة له إلى المستلمين المعنيين.

نظرًا لأن هذه دعوة اجتماع ، فستتضمن مجالات للموقع ووقت البدء والانتهاء. حدد مكان الاجتماع ، وقم بتعيين وقت البدء والانتهاء وكذلك تاريخ عقد الاجتماع. يحتوي الاجتماع أيضًا على "هيئة" حيث يمكنك إضافة تفاصيل إضافية حوله ، مثل جدول أعمال الاجتماع. يمكنك أيضًا إرفاق ملفات بالدعوة على الرغم من أنه ليس من الواضح كيف. كل ما عليك فعله هو سحب وإسقاط ملف في نافذة الاجتماع وسيتم إرفاقه.

عندما يتم تعيين كل شيء ، انقر داخل الحقل إلى وأدخل رسائل البريد الإلكتروني لكل شخص تريد دعوته إلى الاجتماع. بشكل افتراضي ، ستطلب الدعوة من المستلمين الرد إما بقبول الدعوة أو رفضها ، وستقوم بذلك كما تسمح لهم باقتراح أوقات بديلة لعقد الاجتماع إذا لم يتمكنوا من الحضور في الوقت المقترح.

انقر فوق إرسال وستكون دعوتك في طريقها.

اجتماع آداب دعوة الاجتماع

تعد دعوات الاجتماع في Outlook طريقة رائعة للتأكد من أن الجميع يعرف مكان تواجدهم ومتى يكونون ، ولكن باستخدامهم كـ السبيل الوحيد لإعداد اجتماع والمضي قدما ذهابا وإيابا على دعوة لمحاولة وضبط الوقت غير منتج و مزعج. من الأفضل التحدث إلى المشاركين المستهدفين في اجتماع عبر قناة اتصال شخصية ، على سبيل المثال الدردشة ، أو التحدث معهم شخصيًا لمعرفة الأوقات المناسبة للجميع ودجاجة ترسل دعوة واحدة يمكن للجميع قبولها.