كيفية قبول ورفض دعوات الاجتماع تلقائيا في التوقعات

click fraud protection

أين سنكون بدون اجتماعات؟ ربما يتم إنجاز المزيد من العمل ولكن بمجرد أن يصل عدد الأشخاص الذين تعمل معهم إلى رقم معين ، تصبح الاجتماعات ضرورية. جدولة الاجتماع ليست سهلة ؛ عليك التحقق والتأكد من أن الجميع متاح ، والتأكد من أنهم يعرفون موعد الاجتماع ، وإرسال جدول أعمال. إذا كنت تعمل مع فرق بعيدة متفرقة جغرافيًا ، فمن الصعب التعامل معها مناطق زمنية مختلفة. لا يساعد Outlook كثيرًا في المناطق الزمنية ولكنه يتيح لك إرسال دعوات الاجتماع ، ومعرفة من قبل أو رفض الاجتماع. يتوفر لمستخدمي Outlook خيار قبول دعوات الاجتماع أو رفضها تلقائيًا بناءً على توفرها.

يمكن لـ Outlook تحذيرك عندما يكون لديك اشتباك في اجتماع ، لذا فمن المنطقي أنه يعرف أي من فتحات الوقت الخاصة بك مجانية. إذا كنت تريد أن يقوم Outlook بقبول دعوات الاجتماع ورفضها تلقائيًا ، فسيتعين عليك تمكين الخيار.

قبول ورفض دعوات الاجتماع

افتح Outlook وانتقل إلى ملف> خيارات. في نافذة الخيارات ، حدد علامة التبويب التقويم من العمود الموجود على اليمين. مرر لأسفل إلى قسم "القبول التلقائي أو الرفض" ، وانقر على قبول / رفض تلقائي.

ستفتح نافذة صغيرة بها ثلاثة خيارات ؛ الأول سيقبل طلبات الاجتماع ، والثاني سيرفض الطلبات التي تتعارض مع الدعوات الحالية ، والثالث سيرفض طلبات الاجتماع تلقائيًا للاجتماعات المتكررة.

instagram viewer

محددات

يمكنك تمكين كل هذه الخيارات ولكن تأكد من الحفاظ على جدولك دينيا في التقويم. إذا كان لديك وقت غير مخطط له مخصصًا للعمل على شيء ما ، فسيعامله التقويم على أنه وقت "متاح" ويقبل طلبات الاجتماع له.

إذا كنت لا ترغب في ملء كل جانب من جوانب يوم عملك في التقويم ، فيجب عليك تمكين فقط خيار رفض طلبات الاجتماع التي تتعارض مع الالتزامات الأخرى ، ورفض الاجتماع المتكرر الطلبات. ستحتاج إلى مزيد من التحكم في الدعوات التي تقبلها.

لا يتيح لك Outlook تحديد الأوقات المقبولة أو الساعات المتاحة التي يمكن للأشخاص الآخرين في مؤسستك رؤيتها عندما يدعونك إلى اجتماع. إذا حدث ذلك ، فيمكنك استخدام هذه الأتمتة لقبول الدعوات. إذا كنت لا تزال تريد أتمتة قبول دعوات الاجتماع ، ولكن لا يمكنك أن تزعج نفسك في ملء جدولك ، فأضف الأحداث غير المسماة في التقويم للساعات التي تخطط لقضاءها في العمل. لن يتحقق Outlook مما إذا كنت تضيف حدثًا أو مهمة حقيقية ، لذا أضف فقط أي شيء واجعله طويلًا بما يكفي لتغطية الوقت الذي لا يمكنك فيه حضور الاجتماع. هذا هو حذاء الصباح ، لكنه أبسط حل موجود.

watch instagram story