تراقب المجلدات المتقدمة شاشات مجلدات Outlook لتصفية رسائل البريد الإلكتروني المفيدة

يصبح تجميع قائمة بأهم رسائل البريد الإلكتروني من العديد من حسابات البريد المكونة في Outlook أقرب إلى المستحيل عندما يكون عليك التعامل مع عدد كبير من رسائل البريد الإلكتروني كل يوم. من جميع المهام المتعلقة بالبريد الإلكتروني ، يستغرق تصفية الرسائل المهمة ساعات من البحث اليدوي ما لم تستخدم تطبيقًا يمكنه مساعدتك في العثور على رسائل البريد الإلكتروني المهمة من مجلدات علبة البريد المحددة. مراقبة المجلدات المسبقة هي وظيفة بحث وفلترة شاملة للبريد لـ Outlook ، تم تطويرها لأعضاء فريق الدعم الفني والمحللين والمديرين ، وما شابه ذلك ، الذين يحتاجون إلى تنفيذ آلية غربلة تلقائية للبريد الإلكتروني من أجل سرد رسائل البريد الإلكتروني المهمة بسرعة لأي عنوان معين يوم. تدعم Advance Folders Watch كلاً من حسابات بريد Exchange و IMAP / POP3 ، مما يتيح للمستخدمين متابعة عملهم ورسائلهم الخاصة ورسائل البريد الإلكتروني والمحادثات.

ما يجعله مفيدًا تمامًا هو الطريقة التي ينشئ بها ويدير قائمة رسائل البريد الإلكتروني المهمة. تتمحور قابلية العمل حول مجموعة من القواعد والشروط التي يحددها المستخدم للتحقق من كل مجلد صندوق بريد محدد للرسائل الإلكترونية المهمة. يمكنك تحديد مستوى الأولوية مع كل شرط / قاعدة لمزيد من تمييز أهمية الرسائل. على غرار نظام إعلام البريد الإلكتروني الأصلي في Outlook ، ينشر نظام الإعلام الخاص به لتذكيرك بأحدث رسائل البريد الإلكتروني والرسائل التي تمت تصفيتها من خلال قواعد محددة. يمكنك ربط الصوت مع النوافذ المنبثقة للتنبيه وإنشاء منشور إعلام في مجلد Outlook المحدد.

بعد تثبيت الوظيفة الإضافية ، ستجدها من علامة التبويب الوظائف الإضافية. قبل التوجه إلى علامة التبويب الوظائف الإضافية ، تحتاج إلى تحديد مجلدات صندوق البريد لمشاهدتها وإنشاء قواعد لتصفية رسائل البريد الإلكتروني المهمة. في قائمة ملف ، انقر فوق خيارات ، واختر الوظائف الإضافية من الشريط الجانبي الأيسر ، ثم حدد Advance Folders Watch من القائمة. انقر الآن على خيارات الوظائف الإضافية لإنشاء قواعد لتصفية رسائل البريد الإلكتروني المهمة.

في نافذة Advance Folders Watch ، انقر فوق إضافة لبدء معالج إنشاء القاعدة. سيرشدك المعالج خلال العملية الشاملة لتحديد القواعد والشروط لإنشاء قائمة بريد إلكتروني مهمة. الخطوة الأولى هي إعطاء القاعدة اسمًا مناسبًا. في الخطوة الثانية ، يجب عليك تحديد جميع تلك المجلدات التي يجب مراقبتها باستمرار لرسائل البريد الإلكتروني الجديدة والمهمة.

بمجرد تحديد المجلدات ، انقر فوق التالي للمتابعة. في هذه الخطوة ، تحتاج إلى إدخال الكلمات والعبارات والرموز التي تريد تصفيتها من حقول بريد Outlook المحددة فقط أو من جميع الحقول.

وبالمثل ، تتيح لك الخطوة التالية إدخال الكلمات التي لا يتم تضمينها في الحقول المحددة في Outlook أو جميع الحقول. الخطوة الأخيرة هي تعيين إعدادات الإخطار للقاعدة. هنا ، يمكنك ربط ملف WAV برسالة منبثقة والسماح بإنشاء مشاركة ونسخ في مجلد Outlook المحدد.

بمجرد إنشاء القاعدة ، ستفتح مربع حوار إعداد القاعدة لمراجعة وتغيير الفلاتر وإعدادات الإشعارات والمجلدات المراقبة وما إلى ذلك. من علامة التبويب اختبار ، يمكنك تشغيل اختبار تجريبي للتحقق من عدد الرسائل التي سيتم تصفيتها من خلال هذه القاعدة.

عندما يجد أي رسالة جديدة أو مهمة أو بريد إلكتروني تمت تصفيته من خلال شروط محددة ، إخطار سوف تنبثق على الشاشة ، مما يتيح لك فتح رسائل البريد الإلكتروني مباشرة دون الحاجة إلى العثور عليها من صندوق البريد المجلدات. يمكنك أيضًا مشاهدة قائمة الإشعارات من قسم Advance Folders Watch الموجود ضمن علامة التبويب الوظائف الإضافية.

بعد الاطلاع على جميع الإشعارات ، تأكد من النقر على مسح الإشعارات من شريط الأدوات لتجنب الحصول على نفس الإشعارات لعدة مرات. يتيح لك شريط الأدوات فتح المستند المحدد ، وإنشاء رد سريع ، وإعادة توجيه الرسالة والبريد الإلكتروني المحدد ، ونقل العنصر المحدد إلى المجلد ، والتبديل إلى مجلد المستند ، وإزالة الإعلام المحدد. تقدم Advance Folders Watch الطريقة الأكثر ملاءمة لكنها فعالة لفرز رسائل البريد الإلكتروني اليومية وفقًا لظروف محددة. يعمل على Outlook 2003 و Outlook 2007 و Outlook 2010.

تنزيل Advance Folders Watch