التحليل ووضع علامة على الأخطاء والحصول على ملاحظات حول مستندات MS Office 2010

تحليل مستند ضخم يحتوي على أقسام متنوعة ليست مهمة سهلة وأولئك الذين يحتاجون إلى تحليل محتوى تقوم المستندات بتمييز الأقسام أو إنشاء ملاحظة منفصلة أو تدوين النقاط المهمة لمساعدة أعضاء الفريق على إصلاح المستند المحتوى. خذ رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالمشروع من أعضاء الفريق كمثال ، قد تحتاج في بعض الأحيان إلى تحديد التفاصيل لموضوع معين جزء من البريد الإلكتروني ، وتوضيح المخاطر التي تنطوي عليها المراحل الحاسمة لتطوير المشروع ، والسؤال حول صحة الإحصاءات وما إلى ذلك على. في مثل هذا السيناريو ، يصبح إنشاء مستند جديد لمجرد توضيح التفاصيل التي ستتم إضافتها ولتقديم تعليقات مناسبة لأعضاء الفريق أمرًا مرهقًا فحسب ، بل مضيعة للوقت أيضًا.

تحليل المعلومات لمايكروسوفت أوفيس تم تصميمه خصيصًا لتقليل الجهد المبذول في تحليل المستندات. إنها وظيفة ذكية بارعة لـ MS Word و PowerPoint و Outlook ، مما يتيح لك تحليلها المستندات والعروض التقديمية ورسائل البريد الإلكتروني دون الحاجة إلى إنشاء ملاحظة منفصلة لكل قسم من محتوى المستند. الجزء المثير للاهتمام هو أنه يوفر عددًا قليلاً من أدوات التحليل لجعل عملية تحليل المحتوى سلسة قدر الإمكان. تتوفر العناصر النائبة للمحتوى الأكثر استخدامًا لتحليل المستندات لمساعدتك على البدء في تحليل قسم المستند. يمكنك تحديد محتوى المستند الذي سيتم تحليله ووضع علامة لكتابة تقرير عليه. وبالمثل ، يمكنك عرض جميع اختيارات المستند لإضافة التعليقات بسرعة ، ووضع علامة على الأخطاء ، وطرح السؤال ، والرد على الأسئلة والأخطاء المحددة ، ومراجعة الإحصائيات ، وما إلى ذلك.

بعد تثبيت المكوّن الإضافي ، يمكنك رؤية علامة تبويب تمت إضافتها حديثًا في شريط تطبيقات MS Office تسمى Speak Logic. تحت علامة التبويب هذه ، يتم ترتيب جميع الأدوات الأساسية لتحليل المستند / البريد الإلكتروني. أولاً ، نبدأ من تحليل محتوى المستند المحدد.

يتيح لك مربع حوار التحليل كتابة تقرير التحليل على المحتوى المحدد. هنا ، يمكنك أيضًا إضافة أسئلة تحليل لجزء معين من المحتوى ، وتقديم ملاحظات حوله ، ووضع علامة على الأخطاء ، وإضافة نص خارجي وملفات RTF ، إلخ.

يتم سرد جميع الأسئلة في نافذة سؤال التحليل. لإضافة سؤال آخر ، من القائمة المنسدلة سؤال ، حدد إضافة سؤال. إذا كنت ترغب في الرد على السؤال الذي طرحه عضو فريقك ، فما عليك سوى النقر بزر الماوس الأيمن على السؤال المدرج ، وتحديد سؤال الرد على التحليل.

وبالمثل ، من الشريط ، يمكنك إظهار مربع حوار التعليقات لكتابة التقارير إلى عضو فريق معين. يسمح لك بإضافة موضوع التعليقات ووظيفة الاتصال وعنوان البريد الإلكتروني.

بجوار التعليقات ، يمكنك طلب الحصول على تعليقات حول محتوى المستند المحدد. يقوم تلقائيًا بفصل المحتوى المحدد عن المستند ويتيح لك إضافة أسئلة وآراء وبيانات تكامل أخرى للحصول على تعليقات حول نقاط محددة مضمنة في المحتوى المحدد. من القائمة المنسدلة "المحفوظات" ، يمكنك الحصول على معاينة لجميع تحديدات المستندات المستخدمة سابقًا ، وقائمة العناصر التي تم الإبلاغ عنها ، وقائمة الملاحظات ، وجميع التحليلات المحتجزة.

يعمل تحليل المعلومات لـ MS Office على كل من Office 2007 و Office 2010.

تنزيل تحليل المعلومات لبرنامج MS Office