Jak automaticky přijímat a odmítat pozvánky na schůzky v aplikaci Outlook

Kde bychom byli bez setkání? Pravděpodobně se odvede více práce, ale jakmile počet lidí, se kterými pracujete, dosáhne určitého počtu, je nutné mít schůzky. Naplánování schůzky není snadné; musíte zkontrolovat a ujistit se, že jsou všichni k dispozici, ujistit se, že vědí, kdy je schůzka, a rozeslat agendu. Pokud pracujete s geograficky rozptýlenými vzdálenými týmy, je ještě těžší s nimi řídit různá časová pásma. Aplikace Outlook s časovými pásmy moc nepomůže, ale umožňuje vám rozesílat pozvánky na schůzky a zjistit, kdo schůzku přijal nebo odmítl. Uživatelé aplikace Outlook mají možnost automaticky přijímat nebo odmítat pozvánky na schůzky na základě jejich dostupnosti.

Aplikace Outlook vás může varovat, když máte schůzkový střet, takže je rozumné, že ví, které z vašich časových slotů jsou zdarma. Pokud chcete, aby aplikace Outlook automaticky přijímala a odmítla pozvánky na schůzky, musíte tuto možnost povolit.

Přijímejte a odmítněte pozvánky na schůzky

Otevřete aplikaci Outlook a přejděte do nabídky Soubor> Možnosti. V okně Možnosti vyberte kartu Kalendář ze sloupce vpravo. Přejděte dolů do části Automatické přijetí nebo odmítnutí a klikněte na Automatické přijetí / Odmítnutí.

Otevře se malé okno se třemi možnostmi; první přijme žádosti o schůzku, druhá odmítne ty, které jsou v rozporu s existujícími pozvánkami, a třetí automaticky odmítne žádosti o schůzky pro opakující se schůzky.

Omezení

Povolíte všechny tyto možnosti, ale ujistěte se, že svůj kalendář zachováváte nábožensky v Kalendáři. Pokud jste neplánovaný čas vyčlenili na práci na něčem, bude Kalendář považovat tento čas za „dostupný“ a přijímat žádosti o schůzku.

Pokud nechcete vyplňovat všechny aspekty pracovního dne v kalendáři, měli byste povolit pouze možnost odmítnout žádosti o schůzku, které jsou v rozporu s jinými závazky, a odmítnout opakující se schůzky žádosti. Budete chtít mít větší kontrolu nad tím, které pozvánky přijímáte.

Aplikace Outlook vám nedovolí nastavit přijatelné časy nebo dostupné hodiny, které ostatní lidé ve vaší organizaci uvidí, když vás pozvou na schůzku. Pokud ano, můžete je použít k automatizaci přijímání pozvánek. Pokud stále chcete automatizovat přijímání pozvánek na schůzky, ale nemůžete se obtěžovat vyplněním harmonogramu, přidejte do Kalendáře nepojmenované události na hodiny, které plánujete strávit prací. Aplikace Outlook neověřuje, zda přidáváte skutečnou událost nebo úkol, takže stačí přidat cokoli a zajistit, aby pokrývala čas, kdy se nemůžete schůzky zúčastnit. Tohle je trochu horning, ale je to nejjednodušší řešení, jaké existuje.