Outlook 2010: Αυτόματη απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Εάν είστε για διακοπές ή για επαγγελματικό ταξίδι τότε θα ήταν επιτακτική η ανάγκη να στείλετε αυτόματα email που να αναφέρει εναλλακτικούς τρόπους για να επικοινωνήσετε μαζί σας. Στο Outlook 2010 μπορείτε να χειριστείτε αυτόματα τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συγκεκριμένο τρόπο, δηλ. Δημιουργώντας ένα πρότυπο που περιλαμβάνει σημαντικούς αριθμούς τηλεφώνου, διευθύνσεις κ.λπ. για άμεση επαφή. Κάθε φορά που θα επικοινωνείτε μαζί σας μέσω email, το καθορισμένο πρότυπο αλληλογραφίας θα αποστέλλεται αυτόματα ως απάντηση. Σε αυτήν την ανάρτηση θα δημιουργήσουμε έναν απλό κανόνα που τελικά σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια αυτόματη απάντηση. Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα, θα χρειαστεί να διαμορφωθεί ο Microsoft Exchange Server με το Outlook 2010.

Αρχικά, πρέπει πρώτα να φτιάξουμε ένα πρότυπο που θα σταλεί αυτόματα στη διεύθυνση email του αποστολέα, για αυτήν την εκκίνηση του Outlook 2010 και πλοηγηθείτε στο Σπίτι και κάντε κλικ στο Νέο ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ. Τώρα ντοπαραλείψτε ένα κατάλληλο πρότυπο email.

Τώρα από το μενού Αρχείο, κάντε κλικ στο Αποθήκευση ως.

Θα σε οδηγήσει Αποθήκευση ως διάλογο, από Αποθήκευση ως τύπου επιλογές, κάντε κλικ Πρότυπο του Outlook (* .oft). Δώστε το κατάλληλο όνομα και κάντε κλικ Σώσει

Τώρα κατευθυνθείτε προς Σπίτι καρτέλα και από Κανόνες επιλογές, κάντε κλικ Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων.

Διάλογος κανόνων και ειδοποιήσεων θα εμφανιστεί, κάντε κλικ Νέος κανόνας, θα δεις Οδηγός κανόνων διάλογος. Υπό Ξεκινήστε από έναν κενό κανόνα, επιλέγω Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνω, και κάντε κλικ Επόμενο.

Σε αυτό το βήμα, ενεργοποιήστε μου έστειλε μόνο και κάντε κλικ στο Επόμενο.

Τώρα ενεργοποιήστε Απάντηση χρησιμοποιώντας ένα συγκεκριμένο πρότυπο και κάντε κλικ στο κάτω μέρος του παραθύρου ένα συγκεκριμένο πρότυπο. ΕΝΑ Επιλέξτε ένα πρότυπο απάντησης θα ανοίξει ο διάλογος, από Κοιτάξτε επιλογές, κάντε κλικ Πρότυπα χρήστη στο σύστημα αρχείων. Τώρα επιλέξτε το προηγουμένως αποθηκευμένο πρότυπο και κάντε κλικ στο Ανοιξε, όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.

Στο κάτω μέρος του διαλόγου, θα δείτε ότι το αρχείο προτύπου έχει εισαχθεί. Κάντε κλικ Φινίρισμα για να τερματίσετε τον οδηγό.

Θα σας επαναφέρει στο διάλογο Κανόνες και Ειδοποιήσεις, τώρα μπορείτε να δείτε τον νέο κανόνα με το όνομα του μου έστειλε μόνο. Κάντε κλικ στο OK για να συνεχίσετε.

Τώρα όταν κάποιος θα σας στείλει ένα email, μια αυτόματη απάντηση (επιλεγμένο πρότυπο) θα σταλεί αυτόματα στη διεύθυνση email του αποστολέα.

Μπορείτε επίσης να ανατρέξετε στους οδηγούς που έχουν ήδη ελεγχθεί Εφαρμογή κανόνων για μηνύματα κειμένου (SMS) & Παρακολούθηση email στο Outlook 2010.