Πώς να βελτιστοποιήσετε τα PDF που εξάγονται από το MS Word

Τα PDF είναι η προτιμώμενη μορφή εγγράφου όταν πρέπει να δημοσιεύσετε ένα έγγραφο στο διαδίκτυο. Πολλοί άνθρωποι μπορεί να χρησιμοποιήσουν ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου όπως το MS Word για να δημιουργήσουν ένα έγγραφο, αλλά πιθανότατα θα το δημοσιεύσουν ως PDF. Το MS Word διαθέτει μια ενσωματωμένη δυνατότητα που σας επιτρέπει να εξάγετε ένα έγγραφο ως PDF αρχείο. Είναι βολικό και το έγγραφο αποδίδεται τέλεια. Υπάρχει μόνο ένα πρόβλημα. το μέγεθος του εγγράφου. Το αρχείο PDF που δημιουργεί το MS Word είναι πολύ μεγαλύτερο από το κανονικό. Εάν έχετε εικόνες στο έγγραφο που εξάγετε, θα είναι ακόμη μεγαλύτερη. Για ένα έγγραφο που προορίζεται να δημοσιευτεί στο διαδίκτυο ή ακόμα και μέσω email, αυτό είναι ένα πρόβλημα. Τα καλά νέα είναι ότι μπορείτε να βελτιστοποιήσετε τα PDF που εξάγονται από το MS Word πολύ εύκολα.

Εξαγωγή εγγράφου ως αρχείο PDF

Ανοίξτε το αρχείο που θέλετε να εξαγάγετε ως αρχείο PDF. Μεταβείτε στο Αρχείο> Εξαγωγή.

Στην οθόνη Εξαγωγή, κάντε κλικ στο κουμπί «Δημιουργία PDF / XPS». Θα μεταφερθείτε στο διάλογο «Δημοσίευση ως PDF ή XPS» όπου μπορείτε να αποθηκεύσετε το έγγραφό σας.

Ελαχιστοποιήστε το μέγεθος

Όταν εξάγετε ένα έγγραφο, έχετε δύο επιλογές για τη βελτιστοποίηση των PDF που εξάγονται από το MS Word. Η προεπιλεγμένη επιλογή είναι "Τυπική" και θα δημιουργεί πάντα ένα πολύ μεγαλύτερο αρχείο PDF. Για να δημιουργήσετε ένα μικρότερο αρχείο, ορίστε την επιλογή "Ελαχιστοποίηση μεγέθους" από το πλαίσιο διαλόγου Δημοσίευση ως PDF ή XPS.

Επιλέξτε Τυπικές γραμματοσειρές

Στο MS Word, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σχεδόν οποιαδήποτε γραμματοσειρά είναι εγκατεστημένη στο σύστημά σας. Το μόνο πρόβλημα δεν είναι ότι ο καθένας έχει τις γραμματοσειρές που έχετε. Εάν στείλετε ένα έγγραφο MS Word, η γραμματοσειρά δεν ταιριάζει. Εάν εξαγάγετε αυτό το έγγραφο σε PDF, δεν θα χρειάζεται να ανησυχείτε για τη γραμματοσειρά, επειδή η γραμματοσειρά θα ενσωματωθεί στο αρχείο. Αυτό θα διογκώσει το μέγεθος του αρχείου. Εάν η γραμματοσειρά που έχετε επιλέξει είναι μέρος του σχεδιασμού εγγράφων, προφανώς πρέπει να συμβιβαστείτε στο μέγεθος του αρχείου.

Εάν δεν έχετε ιδιαίτερη σημασία για τη γραμματοσειρά, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε μία από τις τυπικές γραμματοσειρές που υποστηρίζονται σε προγράμματα προβολής PDF. Αυτές οι γραμματοσειρές περιλαμβάνουν Times New Roman, Arial και Helvetica.

Εάν εξακολουθείτε να έχετε ένα αρκετά μεγάλο αρχείο PDF, ένα αρχείο που δεν μπορείτε να μοιραστείτε μέσω email, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε στο διαδίκτυο εφαρμογές συμπίεσης για περαιτέρω μείωση του μεγέθους, αλλά δεν συνιστάται να το κάνετε για μια βαριά εικόνα έγγραφο. Με έγγραφα με μεγάλη εικόνα, δεν έχετε πάρα πολλές επιλογές. Αν όμως το αρχείο σας είναι αρχείο κειμένου, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα μικρότερο αρχείο που είναι πιο εύκολο να μοιραστείτε.