Kuidas Outlookis koosolekukutseid automaatselt vastu võtta ja tagasi lükata

Kus me oleksime ilma koosolekuteta? Tõenäoliselt saab rohkem tööd teha, kuid kui inimeste arv, kellega töötate, jõuab teatud arvuni, muutuvad kohtumised vajalikuks. Koosoleku ajastamine pole lihtne; peate kontrollima ja veenduma, et kõik on kättesaadavad, veenduma, et nad teavad, millal koosolek toimub, ja saatma päevakava. Kui töötate geograafiliselt hajutatud, kaugete meeskondadega, on see veelgi raskem hallata erinevad ajavööndid. Outlookist pole ajavöönditest palju abi, kuid see võimaldab teil saata koosolekukutseid ja vaadata, kes on koosoleku heaks kiitnud või sellest keeldunud. Outlooki kasutajatel on võimalus koosolekukutsed vastavalt nende saadavusele automaatselt vastu võtta või tagasi lükata.

Outlook võib teid koosoleku kokkupõrke korral hoiatada, nii et on mõistlik, et ta teab, millised teie ajapilud on vabad. Kui soovite, et Outlook aktsepteeriks koosolekukutsed automaatselt vastu ja lükkaks need tagasi, peate selle valiku lubama.

Koosolekukutsete vastuvõtmine ja tagasilükkamine

Avage Outlook ja minge File> Options. Valige aknas Valikud paremas veerus vahekaart Kalender. Kerige alla jaotiseni „Automaatne aktsepteerimine või tagasilükkamine” ja klõpsake nuppu Automaatne vastuvõtmine / keeldumine.

Avaneb väike aken, millel on kolm võimalust; esimene võtab vastu koosolekukutsed, teine ​​lükkab tagasi need, mis on vastuolus olemasolevate kutsetega, ja kolmas lükkab automaatselt tagasi korduvate koosolekute koosolekutaotlused.

Piirangud

Lubate kõik need valikud, kuid veenduge, et hoiate oma ajakava kalendris usuliselt kinni. Kui teil on kavandamata aega millegi kallal töötamiseks, käsitletakse kalendris seda kui "vaba aega" ja võetakse vastu selle koosolekutaotlused.

Kui te ei soovi kalendris oma tööpäeva kõiki aspekte täita, peaksite lubama ainult valiku võimalus keelduda muude kohustustega vastuolus olevate koosolekutaotluste ja korduva koosoleku keeldumisest taotlusi. Soovite omada suuremat kontrolli selle üle, mis kutsub teid aktsepteerima.

Outlook ei lase teil määrata vastuvõetavaid aegu ega saadaolevaid töötunde, mida teised teie organisatsiooni inimesed näevad, kui nad teid koosolekule kutsuvad. Kui see nii oleks, saate neid kutsete vastuvõtmise automatiseerimiseks kasutada. Kui soovite endiselt koosolekukutsete vastuvõtmist automatiseerida, kuid ei saa vaeva näha oma ajakava täitmisega, lisage kalendrisse nimetamata sündmused tundideks, mille jooksul plaanite tööl kulutada. Outlook ei kavatse kontrollida, kas lisate reaalset sündmust või ülesannet, nii et lisage lihtsalt midagi ja tehke see piisavalt pikaks, et katta aeg, mil te ei saa koosolekul osaleda. See on küll pisut kingakõrb, kuid see on kõige lihtsam lahendus.