Kuinka optimoida MS Wordista vietäviä PDF-tiedostoja

PDF-tiedostot ovat suositeltava asiakirjamuoto, kun joudut julkaisemaan asiakirjan verkossa. Monet ihmiset saattavat käyttää tekstinkäsittelyohjelmaa, kuten MS Word, dokumentin luomiseen, mutta todennäköisesti he julkaisevat sen PDF-muodossa. MS Wordissä on sisäänrakennettu ominaisuus, jonka avulla voit viedä asiakirjan PDF tiedosto. Se on kätevä ja asiakirja renderoidaan täydellisesti. On vain yksi ongelma; asiakirjan koko. MS Wordin luoma PDF-tiedosto on paljon suurempi kuin sen pitäisi olla. Jos vietävässä asiakirjassa on kuvia, se tulee vielä suuremmaksi. Asiakirja on tarkoitus julkaista verkossa tai jopa lähettää sähköpostitse. Hyvä uutinen on, että voit optimoida MS Wordista viedyt PDF-tiedostot melko helposti.

Vie asiakirja PDF-tiedostona

Avaa tiedosto, jonka haluat viedä PDF-tiedostona. Siirry kohtaan Tiedosto> Vie.

Napsauta Vie-näytössä Luo PDF / XPS-painiketta. Sinut siirretään Julkaise PDF- tai XPS-valintaikkunaan, jossa voit tallentaa asiakirjan.

Pienennä koko

Kun viet asiakirjan, saat kaksi vaihtoehtoa optimoida MS Wordista vietävät PDF-tiedostot. Oletusasetus on 'Vakio', ja se luo aina paljon suuremman PDF-tiedoston. Jos haluat luoda pienemmän tiedoston, valitse Pienennä koko -vaihtoehto Julkaise PDF- tai XPS-valintaikkunassa.

Valitse Vakio fontit

MS Wordissa voit käyttää melkein mitä tahansa järjestelmään asennettua kirjasinta. Ainoa ongelma on, että kaikilla ei ole fonttejasi. Jos lähetät MS Word -dokumentin, fonttia ei tule sen mukana. Jos viet kuitenkin kyseisen asiakirjan PDF-tiedostoon, sinun ei tarvitse huolehtia kirjasimesta, koska fontti upotetaan tiedostoon. Tämä kasvattaa tiedoston kokoa. Jos valitsemasi fontti on osa asiakirjan suunnittelua, sinun on tietenkin tehtävä kompromissi tiedostokokoon.

Jos et ole erityisen tärkeä fontin suhteen, on parasta käyttää jotakin vakio fontteja, joita PDF-katseluohjelmat tukevat. Näitä fontteja ovat Times New Roman, Arial ja Helvetica.

Jos sinulla on edelleen melko suuri PDF-tiedosto, jota et voi jakaa sähköpostitse, voit käyttää verkossa pakkaussovellukset koon pienentämiseksi entisestään, mutta sitä ei ole suositeltavaa tehdä painaville kuville asiakirja. Kuvissa painavien asiakirjojen kanssa sinulla ei ole liian monta vaihtoehtoa. Jos tiedostosi on kuitenkin tekstitiedostoa, voit tehdä pienemmän tiedoston, jonka jakaminen on helpompaa.