Hogyan optimalizálhatjuk az MS Word programból exportált PDF fájlokat

A PDF-fájlok az előnyben részesített formátum, amikor online dokumentumot kell közzétenni. Nagyon sok ember használhat olyan szövegszerkesztőt, mint például az MS Word, hogy dokumentumot készítsen, de valószínűleg PDF formátumban teszi közzé. Az MS Word beépített funkciója lehetővé teszi a dokumentum exportálását PDF fájlt. Ez praktikus, és a dokumentum tökéletesen megjelenik. Csak egy probléma van; a dokumentum mérete. Az MS Word által létrehozott PDF-fájl sokkal nagyobb, mint amilyennek lennie kellene. Ha vannak képek az exportálandó dokumentumban, akkor az még nagyobb lesz. Az online kiadásra szánt vagy e-mailben küldött dokumentum esetében ez probléma. A jó hír az, hogy elég egyszerűen optimalizálhatja az MS Word programból exportált PDF fájlokat.

Dokumentum exportálása PDF fájlként

Nyissa meg az exportálni kívánt fájlt PDF formátumban. Válassza a Fájl> Exportálás menüpontot.

Az Exportálás képernyőn kattintson a „PDF / XPS létrehozása” gombra. Akkor megjelenik a „Közzététel PDF formátumban vagy XPS formátumban” párbeszédpanel, ahol mentheti a dokumentumot.

A méret minimalizálása

Egy dokumentum exportálásakor két lehetőség nyílik az MS Wordből exportált PDF-fájlok optimalizálására. Az alapértelmezett beállítás a „Normál”, és mindig sokkal nagyobb PDF fájlt hoz létre. Kisebb fájl létrehozásához válassza a „Minimalizálja a méretet” lehetőséget a Közzététel PDF formátumban vagy XPS párbeszédpanelen.

Válassza a Normál betűtípus lehetőséget

Az MS Word alkalmazásban szinte bármilyen betűtípust felhasználhat, amelyet a rendszerre telepített. Az egyetlen probléma az, hogy nem mindenkinek vannak betűtípusai. Ha MS Word dokumentumot küld, a betűtípus nem jár vele. Ha azonban exportálja ezt a dokumentumot PDF-be, akkor nem kell aggódnia a betűtípus miatt, mert a betűtípus beágyazódik a fájlba. Ez megnöveli a fájl méretét. Ha a kiválasztott betűtípus része a dokumentumtervnek, akkor nyilvánvalóan kompromisszumot kell tennie a fájl méretében.

Ha nem igazán érdekli a betűtípust, akkor a legjobb, ha a szokásos betűkészleteket használja, amelyeket a PDF-nézők támogatnak. Ezek a betűtípusok tartalmazzák a Times New Roman, az Arial és a Helvetica betűkészleteket.

Ha továbbra is meglehetősen nagy a PDF-fájlja, amelyet nem tud megosztani e-mailben, akkor online is használhatja tömörítési alkalmazások a méret további csökkentése érdekében, ám ezt nem javasoljuk nehéz képek esetén dokumentum. A nehéz képpel rendelkező dokumentumoknál nincs túl sok lehetőség. Ha a fájl szöveges fájl, készíthet egy kisebb fájlt, amelyet könnyebb megosztani.