Vergaderingsuitnodigingen verzenden in Outlook 2016

De uitnodigingen voor vergaderingen van Outlook zijn een geweldige manier om ervoor te zorgen dat iedereen weet wanneer en waar een vergadering is, en om op hen te reageren. Als u Outlook gebruikt en u een uitnodiging voor een vergadering accepteert, worden herinneringen ingeschakeld die u vertellen wanneer het gaat beginnen. Als u degene bent die de uitnodigingen verzendt, kunt u in Outlook zien hoeveel mensen de uitnodiging hebben geaccepteerd en deze indien nodig opnieuw verzenden. Als u nog nooit een uitnodiging voor een vergadering in Outlook heeft verzonden, denkt u misschien dat het een ingewikkeld proces is, maar het is maar een klein beetje anders dan het verzenden van een e-mail.

Uitnodigingen voor vergaderingen in Outlook

Open Outlook en klik op de vervolgkeuzelijst Nieuwe items op het tabblad Home. Selecteer Meeting in het menu.

Er wordt een nieuw venster geopend en het lijkt voor het grootste deel op het nieuwe berichtenvenster, met enkele verschillen. Hier maakt u de vergadering en stuurt u er een uitnodiging voor naar de beoogde ontvangers.

Aangezien dit een uitnodiging voor een vergadering is, heeft deze velden voor Locatie en begin- en eindtijd. Selecteer waar de vergadering zal plaatsvinden en stel de begin- en eindtijd in, evenals de datum waarop de vergadering zal worden gehouden. De vergadering heeft ook een ‘lichaam’ waar u aanvullende details over kunt toevoegen, bijvoorbeeld een vergaderagenda. Je kunt ook bestanden toevoegen aan de uitnodiging, hoewel het niet duidelijk is hoe. Het enige dat u hoeft te doen, is een bestand naar het vergaderingsvenster slepen en neerzetten en het wordt bijgevoegd.

Als alles is ingesteld, klikt u in het veld Aan en voert u de e-mails in van iedereen die u voor de vergadering wilt uitnodigen. Standaard vraagt ​​de uitnodiging de ontvangers om te reageren door de uitnodiging te accepteren of te weigeren, en dat zal ook gebeuren sta hen ook toe om alternatieve tijden voor te stellen voor het houden van de vergadering als ze niet aanwezig kunnen zijn op de voorgestelde tijd.

Klik op Verzenden en je uitnodiging is onderweg.

Etiquette voor uitnodigingen voor vergaderingen

De uitnodigingen voor vergaderingen van Outlook zijn een geweldige manier om ervoor te zorgen dat iedereen weet waar ze moeten zijn en wanneer ze er moeten zijn, en ze als de te gebruiken de enige manier om een ​​vergadering te organiseren en voortdurend heen en weer te gaan over een uitnodiging om te proberen de tijd in te stellen, is contraproductief en vervelend. Het is beter om met de beoogde deelnemers aan een vergadering te praten via een persoonlijk communicatiekanaal, b.v. chatten of persoonlijk met hen praten om erachter te komen welke tijden geschikt zijn voor iedereen en tHen stuurt een uitnodiging die iedereen kan accepteren.