Ako automaticky prijímať a odmietať pozvania na schôdzky v programe Outlook

Kde by sme boli bez stretnutí? Pravdepodobne je potrebné vykonať viac práce, ale akonáhle počet ľudí, s ktorými pracujete, dosiahne určitý počet, sú potrebné stretnutia. Naplánovanie schôdzky nie je ľahké; musíte skontrolovať a ubezpečiť sa, že sú všetci k dispozícii, uistiť sa, že vedia, kedy je schôdza, a rozposlať program. Ak pracujete s geograficky rozptýlenými vzdialenými tímami, je ešte ťažšie s nimi spravovať rôzne časové pásma. Program Outlook s časovými pásmami veľmi nepomáha, ale umožňuje vám posielať pozvánky na schôdzky a zistiť, kto schôdzu prijal alebo odmietol. Používatelia programu Outlook majú možnosť automaticky prijať alebo odmietnuť pozvánky na schôdzky na základe ich dostupnosti.

Program Outlook vás môže upozorniť, keď stretnete stretnutie, takže je zrejmé, že vie, ktoré z vašich časových úsekov sú zadarmo. Ak chcete, aby program Outlook automaticky prijal a odmietol pozvania na schôdzky, musíte túto možnosť povoliť.

Prijímajte a odmietajte pozvania na stretnutia

Otvorte program Outlook a prejdite do ponuky Súbor> Možnosti. V okne Možnosti vyberte kartu Kalendár v stĺpci napravo. Posuňte zobrazenie nadol do sekcie „Automatické prijatie alebo odmietnutie“ a kliknite na tlačidlo Automatické prijatie / odmietnutie.

Otvorí sa malé okno s tromi možnosťami; prvá akceptuje žiadosti o schôdzu, druhá odmietne žiadosti, ktoré sú v rozpore s existujúcimi pozvánkami, a tretia automaticky odmietne žiadosti o schôdzky pre opakujúce sa schôdze.

obmedzenia

Povolíte všetky tieto možnosti, ale uistite sa, že svoj rozvrh zachovávate nábožensky v službe Kalendár. Ak ste neplánovaný čas vyhradili na prácu na niečom, služba Kalendár bude považovať tento čas za „dostupný“ a akceptuje žiadosti o schôdzku.

Ak nechcete vyplniť všetky aspekty svojho pracovného dňa v kalendári, mali by ste povoliť iba možnosť odmietnuť žiadosti o stretnutie, ktoré sú v rozpore s inými záväzkami, a odmietnuť opakujúce sa stretnutie Žiadosti. Budete chcieť mať väčšiu kontrolu nad tým, ktoré pozvánky prijímate.

Program Outlook vám nedovolí nastaviť prijateľné časy alebo dostupné hodiny, ktoré môžu ostatní ľudia vo vašej organizácii vidieť, keď vás pozývajú na stretnutie. Ak by sa tak stalo, mohli by ste ich použiť na automatizáciu prijímania pozvánok. Ak stále chcete automatizovať prijímanie pozvánok na schôdzky, ale nemôžete sa obťažovať vyplnením svojho harmonogramu, pridajte do Kalendára nepojmenované udalosti na hodiny, ktoré plánujete stráviť prácou. Program Outlook nebude overovať, či pridávate skutočnú udalosť alebo úlohu, takže jednoducho pridajte čokoľvek a urobte to tak dlho, aby ste pokryli čas, kedy sa nemôžete zúčastniť schôdzky. To je trochu topánok, ale je to najjednoduchšie riešenie, aké existuje.