Advance Folders Sledujte monitory Priečinky Outlook na filtrovanie užitočných e-mailov

Zostavenie zoznamu najdôležitejších e-mailov z viacerých nakonfigurovaných e-mailových účtov v programe Outlook sa stáva takmer nemožným, keď sa každý deň musíte zaoberať veľkým množstvom e-mailov. Odfiltrovanie dôležitých správ zo všetkých úloh súvisiacich s e-mailom trvá hodiny manuálneho vyhľadávania, pokiaľ nepoužívate aplikáciu, ktorá vám pomôže nájsť dôležité e-maily z definovaných priečinkov poštovej schránky. Advance Folders Watch je komplexné vyhľadávanie pošty a doplnok filtrov pre program Outlook, vyvinutý pre členov tímu technickej podpory, analytikov, manažérov, a podobne, ktorí potrebujú implementovať mechanizmus automatického preosievania e-mailov, aby mohli rýchlo vypísať zoznam dôležitých e-mailov všetkých daných správ deň. Advance Folders Watch podporuje poštové účty Exchange aj IMAP / POP3, čo umožňuje používateľom sledovať pracovné a súkromné ​​správy, e-maily a konverzácie.

To, čo robí to úplne užitočným, je spôsob, akým vytvára a spravuje zoznam dôležitých e-mailov. Spracovateľnosť sa točí okolo užívateľsky definovanej sady pravidiel a podmienok na kontrolu dôležitých e-mailov v každej vybranej zložke poštovej schránky. Úroveň priority môžete definovať pomocou každej podmienky / pravidla, aby ste ďalej označili význam správ. Podobne ako v prípade natívneho e-mailového notifikačného systému Outlook, používa vlastný notifikačný systém, ktorý vám pripomína najnovšie e-maily a správy, ktoré boli filtrované podľa definovaných pravidiel. Zvuky môžete priradiť k vyskakovacím oknám upozornení a vytvoriť oznamovací príspevok v určenom priečinku programu Outlook.

Po inštalácii nájdete doplnok na karte Doplnky. Pred prechodom na kartu Doplnky musíte vybrať priečinky poštovej schránky, ktoré chcete sledovať, a vytvoriť pravidlá na odfiltrovanie dôležitých e-mailov. V ponuke Súbor kliknite na položku Možnosti, na ľavom bočnom paneli vyberte položku Doplnky a potom zo zoznamu vyberte položku Advance Folders Watch. Teraz kliknite na položku Možnosti doplnku a vytvorte pravidlá pre filtrovanie dôležitých e-mailov.

V okne Advance Folders Watch kliknite na Add, čím sa spustí sprievodca vytvorením pravidla. Sprievodca vás prevedie rozsiahlym procesom definovania pravidiel a podmienok na vytvorenie dôležitého zoznamu e-mailov. Prvým krokom je pomenovanie pravidla. V druhom kroku musíte vybrať všetky tie priečinky, ktoré sa majú neustále sledovať na nové a dôležité e-maily.

Po výbere priečinkov kliknite na Ďalej a pokračujte ďalej. V tomto kroku musíte zadať slová, frázy, symboly, ktoré chcete filtrovať iba zo zadaných poštových polí programu Outlook alebo do všetkých polí.

Podobne nasledujúci krok umožňuje zadať slová, ktoré nie sú obsiahnuté v poliach špecifikovaných programom Outlook alebo vo všetkých poliach. Posledným krokom je nastavenie upozornení pre pravidlo. Tu môžete priradiť súbor WAV ku kontextovej správe a umožniť vytváranie poštových a kopírovacích súborov v definovanom priečinku programu Outlook.

Po vytvorení pravidla sa otvorí dialógové okno na nastavenie pravidiel na kontrolu a zmenu filtrov, nastavení upozornení, sledovaných priečinkov atď. Na karte Test môžete spustiť testovací chod a skontrolovať, koľko správ sa bude filtrovať prostredníctvom tohto pravidla.

Keď zistí, že všetky nové a dôležité správy alebo e-maily boli filtrované podľa definovaných podmienok, upozornenie sa objaví na obrazovke a umožní vám priamo otvárať e-maily bez toho, aby ste ich museli hľadať z poštovej schránky zložky. Zoznam oznámení nájdete aj v sekcii Sledovanie priečinkov Advance Folders, ktorá sa nachádza na karte Doplnky.

Po absolvovaní všetkých upozornení kliknite na príkaz Vymazať upozornenia na paneli s nástrojmi, aby ste predišli opakovaniu rovnakých upozornení viackrát. Panel nástrojov umožňuje otvoriť vybraný dokument, zostaviť rýchlu odpoveď, poslať ďalej vybranú správu a e-mail, presunúť vybratú položku do priečinka, prepnúť do priečinka dokumentu a odstrániť vybraté upozornenie. Advance Folders Watch poskytuje najpohodlnejší, ale najúčinnejší spôsob triedenia denných e-mailov podľa definovaných podmienok. Funguje v aplikáciách Outlook 2003, Outlook 2007 a Outlook 2010.

Stiahnite si Advance Folders Watch