Analyzujte, označte chyby a získajte spätnú väzbu k dokumentom MS Office 2010

Analyzovať obrovský dokument s rôznymi oddielmi nie je ľahká úloha a tí, ktorí vyžadujú analýzu obsahu dokumenty označujú časti, vytvárajú samostatnú poznámku alebo zapisujú dôležité body, ktoré pomôžu členom tímu opraviť dokument Obsah. Vezmite napríklad e-maily súvisiace s projektmi od členov tímu ako inštanciu, niekedy môže byť potrebné zadať podrobnosti týkajúce sa určitého v rámci e-mailu rozpracovať riziká spojené s kľúčovými fázami vývoja projektu, spochybniť pravdivosť štatistík atď ďalej. V takomto scenári sa stáva vytvorenie nového dokumentu len na vypracovanie podrobností, ktoré sa majú pridať, a na poskytnutie vhodnej spätnej väzby členom tímu nielen únavné, ale aj zbytočné.

Analýza informácií pre MS Office je navrhnutý špeciálne na zníženie úsilia pri analýze dokumentov. Je to dômyselne inteligentný doplnok pre MS Word, PowerPoint a Outlook, ktorý vám umožní analyzovať dokumenty, prezentácie a e-maily bez toho, aby ste pre každú časť stránky museli vytvoriť samostatnú poznámku obsah dokumentu. Zaujímavou časťou je, že ponúka niekoľko analytických nástrojov na čo najplynulejší proces analýzy obsahu. Najčastejšie používané zástupné symboly pre analýzu dokumentov sú k dispozícii, aby ste mohli začať s analýzou časti dokumentu. Vyberiete obsah dokumentu, ktorý sa má analyzovať, a nahlásite, aby sa do neho napísala správa. Podobne si môžete prezrieť všetky výbery dokumentov a rýchlo pridať spätnú väzbu, označiť chyby, položiť otázku, odpovedať na otázky a označené chyby, skontrolovať štatistiky atď.

Po nainštalovaní doplnku sa v lište aplikácií MS Office zobrazí novo pridaná karta s názvom Speak Logic. Na tejto karte sú zoradené všetky základné nástroje na analýzu dokumentu / e-mailu. Najprv začneme s analýzou vybraného obsahu dokumentu.

Dialóg s analýzou vám umožňuje písať správu o analýze pre vybraný obsah. Tu môžete tiež pridať analytické otázky pre konkrétnu časť obsahu, poskytnúť spätnú väzbu na ne, označiť chyby, pridať externé súbory Text a RTF atď.

Všetky otázky sú uvedené v okne Analytická otázka. Ak chcete pridať ďalšiu otázku, v rozbaľovacej ponuke Otázka vyberte položku Pridať otázku. Ak chcete odpovedať na otázku, ktorú položil váš člen tímu, kliknite pravým tlačidlom myši na uvedenú otázku a vyberte položku Odpovedať na analýzu.

Podobne, z pásky, môžete vyvolať dialógové okno Feedbacks, aby ste mohli písať správy konkrétnemu členovi tímu. Umožňuje vám pridať predmet spätnej väzby, komunikačné funkcie a e-mailovú adresu.

Vedľa spätnej väzby môžete požiadať o spätnú väzbu na vybratý obsah dokumentu. Automaticky oddeľuje vybraný obsah od dokumentu a umožňuje vám pridávať otázky, názory a ďalšie údaje o komplementárnosti, aby ste získali spätnú väzbu o konkrétnych bodoch zahrnutých v špecifikovanom obsahu. Z rozbaľovacej ponuky História môžete získať ukážku všetkých predtým použitých výberov dokumentov, zoznam označených položiek, zoznam spätných väzieb a všetku zachovanú analýzu.

Analýza informácií MS Office pracuje na Office 2007 aj Office 2010.

Stiahnite si analýzu informácií pre MS Office