Како аутоматски прихватити и одбити позиве на састанак у програму Оутлоок

Где бисмо били без састанака? Вероватно се обавља више посла, али када број људи са којима радите достигне одређени број, састанци постају неопходни. Заказивање састанка није лако; морате провјерити и провјерити јесу ли сви доступни, провјерити знају ли када је састанак и послати дневни ред. Ако радите са географски раштрканим, удаљеним тимовима, још је теже управљати њима различите временске зоне. Оутлоок није од велике помоћи у временским зонама, али омогућава вам да шаљете позивнице за састанак и видите ко је прихватио или одбио састанак. Корисници програма Оутлоок имају могућност да аутоматски прихвате или одбију позивнице за састанак на основу њихове доступности.

Оутлоок вас може упозорити када имате сукоб састанка, тако да је разлог да он зна који од ваших временских термина је слободан. Ако желите да Оутлоок аутоматски прихвати и одбије позивнице за састанак, морат ћете омогућити ту опцију.

Прихватите и одбијте позиве на састанак

Отворите Оутлоок и идите на Датотека> Опције. У прозору са опцијама изаберите картицу Календар из колоне са десне стране. Померите се према доле до дела „Аутоматско прихватање или одбијање“ и кликните на Аутоматски прихвати / одбиј.

Отвориће се мали прозор са три опције; први ће прихватити захтеве за састанак, други ће одбити оне који су у сукобу са постојећим позивницама, а трећи ће аутоматски одбити захтеве за састанке за понављајуће састанке.

Ограничења

Омогућавате све ове опције, али припазите да редовно одржавате свој распоред у Календару. Ако вам је одређено непланирано време за рад на нечему, Календар ће то сматрати временом „доступним“ и прихватаће захтеве за састанак.

Ако не желите да попуните сваки аспект свог радног дана у календару, требало би да га само омогућите опцију да одбијете захтеве за састанак који се сукобљавају са другим обавезама и да одбијете понављајући састанак захтева. Желећете да имате већу контролу над оним што вас позива.

Оутлоок вам не дозвољава да одредите прихватљиво време или расположиве сате који други људи у вашој организацији могу да виде када вас позову на састанак. Ако то ураде, могли бисте их користити за аутоматизацију прихватања позивница. Ако и даље желите да прихватите позивнице за састанак, али вам не смета да попуните свој распоред, додајте неименоване догађаје у Календар за сате које планирате да проведете на послу. Оутлоок неће потврдити да ли додајете стварни догађај или задатак, зато додајте било шта и учините то довољно дуго да обухвати време када не можете присуствовати састанку. Ово је помало ципела, али то је најједноставније решење.