Hur du skickar mötesinbjudningar i Outlook 2016

Outlook: s möteinbjudningar är ett bra sätt att se till att alla vet när och var ett möte är, och att RSVP till dem. Om du använder Outlook kan du acceptera en mötesinbjudan som påminner dig om när den ska börja. Om du är den som skickar inbjudningarna kommer Outlook att låta dig se hur många som har accepterat inbjudan och skicka den vid behov. Om du aldrig har skickat en mötesinbjudan i Outlook kanske du tycker att det är en komplicerad process men det är bara något annorlunda än att skicka ett e-postmeddelande.

Mötesinbjudningar i Outlook

Öppna Outlook och klicka på rullgardinsmenyn Nya objekt på fliken Hem. Välj Möte på menyn.

Ett nytt fönster öppnas och för det mesta liknar det nya meddelandefönstret med vissa skillnader. Det är här du skapar mötet och skickar en inbjudan till det till avsedda mottagare.

Eftersom detta är en mötesinbjudan kommer det att ha fält för plats och start- och sluttid. Välj var mötet ska äga rum och ställ in start- och sluttid samt datum för mötet. Mötet har också ett "organ" där du kan lägga till ytterligare information om det, t.ex. en mötesagenda. Du kan också bifoga filer till inbjudan men det är inte tydligt hur. Allt du behöver göra är att dra och släppa en fil till mötesfönstret och den kommer att bifogas.

När allt har ställts in klickar du in i fältet Till och anger e-postmeddelanden till alla du vill bjuda in till mötet. Som standard kommer inbjudan att be mottagarna att svara genom att antingen acceptera eller avvisa inbjudan, och det kommer låt dem också föreslå alternativa tider för att ha mötet om de inte kan delta vid den föreslagna tiden.

Klicka på Skicka så kommer din inbjudan att vara på väg.

Mötesinbjudan etikett

Outlook: s möteinbjudningar är ett utmärkt sätt att se till att alla vet var de ska vara och när de ska vara där men använder dem som enda sättet att sätta upp ett möte och att ständigt gå fram och tillbaka över en inbjudan att försöka ställa in tiden är kontraproduktiv och irriterande. Det är en bättre idé att prata med de avsedda deltagarna i ett möte över en personlig kommunikationskanal, t.ex. chatta, eller prata med dem personligen för att ta reda på vilka tider som passar alla och then skickar ut en inbjudan som alla kan acceptera.