So akzeptieren Sie Besprechungseinladungen in Outlook automatisch und lehnen sie ab

Wo wären wir ohne Treffen? Wahrscheinlich wird mehr Arbeit erledigt, aber sobald die Anzahl der Personen, mit denen Sie arbeiten, eine bestimmte Anzahl erreicht, sind Besprechungen erforderlich. Das Planen eines Meetings ist nicht einfach. Sie müssen überprüfen und sicherstellen, dass alle verfügbar sind, dass sie wissen, wann das Meeting stattfindet, und eine Tagesordnung senden. Wenn Sie mit geografisch verteilten Remote-Teams arbeiten, ist die Verwaltung noch schwieriger verschiedene Zeitzonen. Outlook ist in Zeitzonen keine große Hilfe, aber Sie können Besprechungseinladungen versenden und sehen, wer eine Besprechung angenommen oder abgelehnt hat. Outlook-Benutzer haben die Möglichkeit, Besprechungseinladungen je nach Verfügbarkeit automatisch anzunehmen oder abzulehnen.

Outlook kann Sie warnen, wenn es zu einem Meeting-Konflikt kommt. Es liegt also nahe, dass es weiß, welche Ihrer Zeitfenster frei sind. Wenn Outlook Einladungen zu Besprechungen automatisch annehmen und ablehnen soll, müssen Sie die Option aktivieren.

Besprechungseinladungen annehmen und ablehnen

Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zu Datei> Optionen. Wählen Sie im Fenster Optionen in der rechten Spalte die Registerkarte Kalender aus. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt "Automatisch akzeptieren oder ablehnen" und klicken Sie auf "Automatisch akzeptieren / ablehnen".

Ein kleines Fenster mit drei Optionen wird geöffnet. Der erste akzeptiert Besprechungsanfragen, der zweite lehnt diejenigen ab, die mit vorhandenen Einladungen in Konflikt stehen, und der dritte lehnt automatisch Besprechungsanfragen für wiederkehrende Besprechungen ab.

Einschränkungen

Sie können alle diese Optionen aktivieren, aber stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Zeitplan im Kalender religiös pflegen. Wenn Sie ungeplante Zeit für die Arbeit an etwas vorgesehen haben, behandelt der Kalender diese als "verfügbare" Zeit und akzeptiert Besprechungsanfragen dafür.

Wenn Sie nicht alle Aspekte Ihres Arbeitstages im Kalender ausfüllen möchten, sollten Sie nur die Option aktivieren Option zum Ablehnen von Besprechungsanfragen, die mit anderen Verpflichtungen in Konflikt stehen, und zum Ablehnen wiederkehrender Besprechungen Anfragen. Sie möchten mehr Kontrolle darüber haben, welche Einladungen Sie annehmen.

In Outlook können Sie keine akzeptablen Zeiten oder verfügbaren Stunden festlegen, die andere Personen in Ihrem Unternehmen sehen können, wenn sie Sie zu einer Besprechung einladen. In diesem Fall können Sie diese verwenden, um das Akzeptieren von Einladungen zu automatisieren. Wenn Sie das Akzeptieren von Besprechungseinladungen weiterhin automatisieren möchten, sich aber nicht die Mühe machen müssen, Ihren Zeitplan auszufüllen, fügen Sie unbenannte Ereignisse im Kalender für die Stunden hinzu, die Sie für die Arbeit aufwenden möchten. Outlook überprüft nicht, ob Sie ein echtes Ereignis oder eine echte Aufgabe hinzufügen. Fügen Sie also einfach etwas hinzu und machen Sie es lang genug, um die Zeit abzudecken, in der Sie nicht an einer Besprechung teilnehmen können. Das ist ein bisschen beschissen, aber es ist die einfachste Lösung, die es gibt.