Kako automatski prihvatiti i odbiti pozive na sastanak u programu Outlook

Gdje bismo bili bez sastanaka? Vjerojatno ćete obaviti više posla, ali nakon što broj ljudi s kojima radite dosegne određeni broj, sastanci postaju potrebni. Zakazivanje sastanka nije lako; morate provjeriti i provjeriti jesu li svi dostupni, provjeriti znaju li kada je sastanak i poslati dnevni red. Ako radite s geografski disperziranim udaljenim timovima, još je teže upravljati različite vremenske zone. Outlook nije od velike pomoći u vremenskim zonama, ali omogućuje vam slanje pozivnica za sastanak i vidjeti tko je sastanak prihvatio ili odbio. Korisnici programa Outlook imaju mogućnost automatskog prihvaćanja ili odbijanja poziva na sastanak na temelju njihove dostupnosti.

Outlook vas može upozoriti na sukob na sastanku, tako da postoji razlog zašto on zna koji su od vaših vremenskih mjesta slobodni. Ako želite da Outlook automatski prihvati i odbije pozivnice za sastanak, morat ćete omogućiti tu opciju.

Prihvati i odbij pozive na sastanak

Otvorite Outlook i idite na Datoteka> Opcije. U prozoru Mogućnosti odaberite karticu Kalendar iz stupca s desne strane. Pomaknite se prema dolje do odjeljka "Automatsko prihvaćanje ili odbijanje" i kliknite Automatski prihvati / odbij.

Otvorit će se mali prozor s tri mogućnosti; prvi će prihvatiti zahtjeve za sastanke, drugi će odbiti one koji su u sukobu s postojećim pozivnicama, a treći će automatski odbiti zahtjeve za sastanke za ponavljajuće sastanke.

Ograničenja

Omogućujete sve ove opcije, ali obavezno redovito održavajte svoj raspored u Kalendaru. Ako vam je određeno neplanirano vrijeme za rad na nečemu, Kalendar će to smatrati vremenom „dostupnim“ i prihvatiti zahtjeve za sastanke.

Ako ne želite ispuniti svaki aspekt svog radnog dana u kalendaru, trebali biste samo omogućiti mogućnost odbiti zahtjeve za sastanak koji se sukobljavaju s drugim obvezama i odbiti ponavljajući sastanak zahtjevi. Morat ćete imati veću kontrolu nad onim što vas poziva.

Outlook vam ne dopušta da postavite prihvatljivo vrijeme ili raspoložive sate koje drugi ljudi u vašoj organizaciji mogu vidjeti kada vas pozovu na sastanak. U tom slučaju možete ih koristiti za automatizaciju prihvaćanja pozivnica. Ako i dalje želite automatizirati prihvaćanje pozivnica za sastanak, ali vam ne smeta da popunite svoj raspored, u kalendar dodajte neimenovane događaje satima koje planirate provesti na poslu. Outlook neće potvrditi dodajete li stvarni događaj ili zadatak, zato dodajte bilo što i učinite ga dovoljno dugim da obuhvati vrijeme kada ne možete prisustvovati sastanku. Ovo je pomalo cipela, ali to je najjednostavnije rješenje.