Slik sender du møteinvitasjoner i Outlook 2016

Møteinvitasjonene til Outlook er en flott måte å sikre at alle vet når og hvor et møte er, og å RSVP til dem. Hvis du bruker Outlook, vil du godta en påminnelse som vil fortelle deg når den skal begynne å godta en møteinnkalling. Hvis du er den som sender invitasjonene, lar Outlook deg se hvor mange som har takket ja til invitasjonen og sende den om nødvendig. Hvis du aldri har sendt en møteinvitasjon i Outlook, tror du kanskje det er en komplisert prosess, men det er bare litt annerledes enn å sende en e-post.

Møteinvitasjoner i Outlook

Åpne Outlook og klikk på rullegardinmenyen Nye elementer på Hjem-fanen. Velg Møte fra menyen.

Et nytt vindu åpnes, og for det meste ligner det nye meldingsvinduet med noen forskjeller. Det er her du oppretter møtet, og sender en invitasjon til det til de tiltenkte mottakerne.

Siden dette er en møteinvitasjon, vil den ha felt for beliggenhet og start- og sluttid. Velg hvor møtet skal finne sted, og angi start- og sluttidspunkt samt datoen for møtet. Møtet har også et ‘organ’ der du kan legge til ytterligere detaljer om det, for eksempel en møteagenda. Du kan også legge ved filer til invitasjonen, selv om det ikke er klart. Alt du trenger å gjøre er å dra og slippe en fil til møtevinduet, og den blir vedlagt.

Når alt er satt, klikker du i Til-feltet og skriver inn e-postmeldingene til alle du vil invitere til møtet. Som standard ber invitasjonen mottakerne om å svare ved å enten godta eller avvise invitasjonen, og det vil den også la dem også foreslå alternative tider for å ha møtet hvis de ikke kan delta på det foreslåtte tidspunktet.

Klikk på Send og invitasjonen vil være på vei.

Møte invitere etikette

Møteinvitasjonene til Outlook er en flott måte å sikre at alle vet hvor de skal være og når de skal være der, men bruker dem som den eneste måten å sette opp et møte og hele tiden gå frem og tilbake over en invitasjon til å prøve å stille tiden er kontraproduktiv og irriterende. Det er en bedre ide å snakke med de tiltenkte deltakerne på et møte over en personlig kommunikasjonskanal, f.eks. chat, eller snakk med dem personlig for å finne ut hvilke tider som passer for alle og then sender ut en invitasjon som alle kan godta.