Slik aksepterer og avviser jeg automatisk møteinnkallinger i Outlook

Hvor ville vi være uten møter? Sannsynligvis får du mer arbeid, men når antall personer du jobber med når et visst antall, blir møter nødvendige. Det er ikke enkelt å planlegge et møte; du må sjekke og sørge for at alle er tilgjengelige, sørge for at de vet når møtet er, og sende ut en agenda. Hvis du jobber med geografisk spredte, fjerntliggende team, er det enda vanskeligere å styre med forskjellige tidssoner. Outlook hjelper ikke mye med tidssoner, men det lar deg sende møteinnkallinger og se hvem som har akseptert eller avslått et møte. Outlook-brukere har muligheten til automatisk å godta eller avvise møteinvitasjoner basert på tilgjengeligheten.

Outlook kan advare deg når du har et møte sammenstøt, så det er en grunn til at den vet hvilke av tidene dine som er gratis. Hvis du vil at Outlook automatisk skal godta og avvise møteinnkallinger, må du aktivere alternativet.

Godta og avvis møteinvitasjoner

Åpne Outlook og gå til Fil> Alternativer. I kategorien til høyre velger du kategorien Kalender fra kolonnen til høyre. Bla ned til delen 'Automatisk godta eller avslå', og klikk på Godta / avslå automatisk.

Et lite vindu åpnes med tre alternativer; den første vil godta møteforespørsler, den andre vil avvise de som er i konflikt med eksisterende invitasjoner, og den tredje vil automatisk avvise møteforespørsler om gjentakende møter.

begrensninger

Du aktiverer alle disse alternativene, men sørg for å opprettholde planen din religiøst i kalenderen. Hvis du ikke har planlagt tid til å jobbe med noe, vil Kalender behandle det som 'tilgjengelig' tid og godta møteforespørsler om det.

Hvis du ikke har lyst til å fylle ut alle aspekter av arbeidsdagen din i kalenderen, bør du bare aktivere alternativet for å avvise møteforespørsler som kolliderer med andre forpliktelser, og å avvise gjentakende møte forespørsler. Du vil ønske å ha mer kontroll over hvilke invitasjoner du godtar.

Outlook lar deg ikke angi akseptable tidspunkter eller tilgjengelige timer som andre mennesker i organisasjonen din kan se når de inviterer deg til et møte. Hvis det gjorde det, kan du bruke dem til å automatisere godta invitasjoner. Hvis du fortsatt ønsker å automatisere godta møteinnkallinger, men ikke kan bry deg om å fylle ut timeplanen din, kan du legge til navngitte hendelser i kalenderen for timene du planlegger å bruke på jobb. Outlook kommer ikke til å bekrefte om du legger til en ekte hendelse eller oppgave, så bare legg til noe og gjør det lenge nok til å dekke tiden du ikke kan delta på et møte. Dette er skånsomt, men det er den enkleste løsningen.