Jak automatycznie akceptować i odrzucać zaproszenia na spotkania w programie Outlook

Gdzie bylibyśmy bez spotkań? Prawdopodobnie wykonanie większej ilości pracy, ale gdy liczba osób, z którymi pracujesz, osiągnie określoną liczbę, konieczne stają się spotkania. Planowanie spotkania nie jest łatwe; musisz sprawdzić i upewnić się, że wszyscy są dostępni, upewnić się, że wie, kiedy jest spotkanie, i wysłać harmonogram. Jeśli pracujesz z rozproszonymi geograficznie, zdalnymi zespołami, jeszcze trudniej sobie z tym poradzić różne strefy czasowe. Program Outlook nie pomaga w strefach czasowych, ale umożliwia wysyłanie zaproszeń na spotkania i sprawdzanie, kto zaakceptował lub odrzucił spotkanie. Użytkownicy programu Outlook mogą automatycznie akceptować lub odrzucać zaproszenia na spotkania w zależności od ich dostępności.

Program Outlook może ostrzec Cię w przypadku kolizji spotkania, dzięki czemu będzie wiedział, które z twoich przedziałów czasowych są wolne. Jeśli chcesz, aby Outlook automatycznie akceptował i odrzucał zaproszenia na spotkania, musisz włączyć tę opcję.

Akceptuj i odrzucaj zaproszenia na spotkania

Otwórz Outlook i przejdź do Plik> Opcje. W oknie Opcje wybierz kartę Kalendarz z kolumny po prawej stronie. Przewiń w dół do sekcji „Automatyczne akceptowanie lub odrzucanie” i kliknij opcję Automatyczna akceptacja / odrzucanie.

Otworzy się małe okno z trzema opcjami; pierwszy zaakceptuje zaproszenia na spotkania, drugi odrzuci te, które są sprzeczne z istniejącymi zaproszeniami, a trzeci automatycznie odrzuci zaproszenia na spotkania cykliczne.

Ograniczenia

Możesz włączyć wszystkie te opcje, ale pamiętaj, aby zachować swój harmonogram religijnie w Kalendarzu. Jeśli masz nieplanowany czas na pracę nad czymś, Kalendarz potraktuje to jako czas „dostępny” i zaakceptuje wezwania na spotkanie.

Jeśli nie chcesz wypełniać każdego aspektu dnia pracy w kalendarzu, włącz tylko opcja odrzucenia wezwań na spotkanie, które kolidują z innymi zobowiązaniami, oraz odrzucenia spotkania cyklicznego upraszanie. Będziesz chciał mieć większą kontrolę nad tym, które zaproszenia są akceptowane.

Program Outlook nie pozwala ustawić akceptowalnych godzin ani dostępnych godzin, które inne osoby w Twojej organizacji mogą zobaczyć, gdy zapraszają Cię na spotkanie. Jeśli tak, możesz użyć ich do zautomatyzowania przyjmowania zaproszeń. Jeśli nadal chcesz zautomatyzować przyjmowanie zaproszeń na spotkania, ale nie przeszkadza ci wypełnianie harmonogramu, dodaj do Kalendarza wydarzenia bez nazw w godzinach, które planujesz spędzić w pracy. Program Outlook nie zweryfikuje, czy dodajesz prawdziwe wydarzenie lub zadanie, więc po prostu dodaj coś i ustaw go na tyle, aby obejmował czas, w którym nie możesz uczestniczyć w spotkaniu. To trochę obrzydliwe, ale to najprostsze rozwiązanie.