Advance Folders Watch Monitors Složky Outlook pro filtrování užitečných e-mailů

Zkompilování seznamu nejdůležitějších e-mailů z více nakonfigurovaných e-mailových účtů v aplikaci Outlook se stává téměř nemožným, pokud musíte každý den řešit velké množství e-mailů. Ze všech úkolů souvisejících s e-mailem trvá odfiltrování důležitých zpráv několik hodin manuálního vyhledávání, pokud nepoužíváte aplikaci, která vám pomůže najít důležité e-maily z definovaných složek poštovní schránky. Advance Folders Watch je komplexní vyhledávání pošty a doplněk filtrů pro aplikaci Outlook, vyvinutý pro členy týmu technické podpory, analytiky, manažery, a podobně, kteří potřebují implementovat mechanismus automatického třídění e-mailů, aby mohli rychle vypsat důležité e-maily všech daných e-mailů den. Advance Folders Watch podporuje poštovní účty Exchange i IMAP / POP3, což uživatelům umožňuje sledovat pracovní a soukromé zprávy, e-maily a konverzace.

Zcela užitečný je způsob, jakým vytváří a spravuje seznam důležitých e-mailů. Zpracovatelnost se točí kolem uživatelem definované sady pravidel a podmínek pro kontrolu každé vybrané složky poštovní schránky, zda neobsahuje důležité e-maily. Můžete definovat úroveň priority s každou podmínkou / pravidlem pro další označení významu zpráv. Podobně jako nativní e-mailový oznamovací systém aplikace Outlook, používá svůj vlastní oznamovací systém, který vám připomene nejnovější e-maily a zprávy, které byly filtrovány podle definovaných pravidel. Zvuk můžete přiřadit k vyskakovacím oknům výstrah a vytvořit oznámení v určené složce aplikace Outlook.

Po instalaci doplňku jej najdete na kartě Doplňky. Než přejdete na kartu Doplňky, musíte vybrat složky poštovní schránky, které chcete sledovat, a vytvořit pravidla pro odfiltrování důležitých e-mailů. V nabídce Soubor klepněte na příkaz Možnosti, vyberte doplňky z levého postranního panelu a vyberte ze seznamu Advance Folders Watch. Nyní klikněte na Možnosti doplňků a vytvořte pravidla pro odfiltrování důležitých e-mailů.

V okně Advance Folders Watch klikněte na Add pro spuštění průvodce vytvořením pravidla. Průvodce vás provede rozsáhlým procesem definování pravidel a podmínek pro vytvoření důležitého seznamu e-mailů. Prvním krokem je udělení pravidla příslušnému jménu. Ve druhém kroku musíte vybrat všechny složky, které mají být neustále sledovány pro nové a důležité e-maily.

Po výběru složek klepněte na tlačítko Další a pokračujte dále. V tomto kroku musíte zadat slova, fráze, symboly, které chcete filtrovat pouze z určených poštovních polí aplikace Outlook nebo všech polí.

Podobně další krok umožňuje zadat slova, která nejsou obsažena v polích určených pro aplikaci Outlook nebo ve všech polích. Posledním krokem je nastavení oznámení pro pravidlo. Zde můžete přiřadit soubor WAV k vyskakovací zprávě a povolit vytváření příspěvků a kopií v definované složce aplikace Outlook.

Po vytvoření pravidla se otevře dialogové okno pro nastavení pravidel, které zkontroluje a změní filtry, nastavení oznámení, sledované složky atd. Na kartě Test můžete spustit zkušební běh a zkontrolovat, kolik zpráv bude filtrováno tímto pravidlem.

Když zjistí každou novou a důležitou zprávu nebo e-mail filtrovanou podle definovaných podmínek, oznámení se objeví na obrazovce a umožní vám otevřít e-maily přímo, aniž byste je museli hledat z poštovní schránky složky. Seznam oznámení najdete také v části Sledování složek Advance Folders Watch na kartě Doplňky.

Po absolvování všech oznámení nezapomeňte kliknout na jasná oznámení na panelu nástrojů, abyste se vyhnuli opakovanému získání stejných oznámení. Panel nástrojů umožňuje otevřít vybraný dokument, napsat rychlou odpověď, přeposlat vybranou zprávu a e-mail, přesunout vybranou položku do složky, přepnout do složky dokumentu a odstranit vybrané oznámení. Advance Folders Watch poskytuje nejpohodlnější a zároveň nejúčinnější způsob třídění denních e-mailů podle definovaných podmínek. Funguje v aplikacích Outlook 2003, Outlook 2007 a Outlook 2010.

Stáhněte si Advance Folders Watch